Bendravimo su klientais žinučių ruošiniai

Prieš išsiųsdamas

Pakeisk skliaustuose esančias vietas, patikrink ankstesnius susitarimus ir pasiūlyk realų kitą žingsnį. Žinutė neturi apsimesti jau suderinta sąlyga, jeigu apie ją dar nekalbėjote.

Kai atsiranda papildomų darbų

„Ši užduotis neįeina į sutartą apimtį. Galiu ją įvertinti kaip papildomą darbą ir atsiųsti kainą bei atnaujintą terminą. Pradėsiu, kai juos suderinsime. Ar norite, kad paruoščiau tokį pasiūlymą?“

Įvardyk konkrečią naują užduotį. Jei gali, parodyk, kuo ji skiriasi nuo pirminės apimties. Klientas gali pasirinkti jos atsisakyti.

Kai vėluoja grįžtamasis ryšys

„Kad galėčiau tęsti [etapas], man reikia jūsų grįžtamojo ryšio iki [data]. Jei jo sulauksiu vėliau, reikės kartu atnaujinti likusių etapų planą. Ar šis laikas jums realus?“

Primink, kokio atsakymo reikia. Bendras „laukiu komentarų“ nepadeda žmogui suprasti, ką tiksliai turi nuspręsti.

Kai klientas rašo po darbo

„Projekto žinutes peržiūriu [darbo laikas]. Prie šio klausimo grįšiu [realus laikas]. Kad niekas nepasimestų, projekto klausimus siųskime [sutartas kanalas].“

Rašymas vakare pats savaime nereiškia, kad klientas tikisi momentinio atsakymo. Aiškiai sutark lūkestį ir savo darbo laiką.

Kai pastaba neaiški

„Padėkite patikslinti, kas konkrečiai neatitinka projekto tikslo: [viena vieta / sprendimas]? Parašykite, kokį poreikį turėtume išspręsti. Tuomet galėsiu pasiūlyti pagrįstą pakeitimą.“

Neversk kliento pats kurti sprendimo. Paprašyk įvardyti problemą, o savo kompetenciją naudok jai spręsti.

Paprasta žinutės struktūra

Faktas: kas pasikeitė ar ko trūksta?

Poveikis: ką tai reiškia apimčiai, darbui ar terminui?

Kitas žingsnis: ką siūlai ir ką reikia suderinti?

Ruošiniai yra komunikacijos pavyzdžiai. Jie negarantuoja konflikto sprendimo ir nepakeičia sutarties ar teisinės konsultacijos.

Laisvai samdomas · Augustė Buinevičiūtė