Prieš pasakydamas „taip“, suprask užduotį
Pirmame pokalbyje nesistenk iš karto rasti visų sprendimų. Išsiaiškink, ką klientas nori pakeisti, kam skirtas rezultatas, kas priims sprendimus ir ko reikia iš tavęs.
- Koks projekto tikslas ir kaip klientas vertins rezultatą?
- Kas įtraukta į darbą, o kas lieka už jo ribų?
- Kas pateiks medžiagą ir bendrą grįžtamąjį ryšį?
- Kokie terminai realūs abiem pusėms?
Jei atsakymai dar neaiškūs, įvardyk, kokios informacijos trūksta pasiūlymui parengti. Spėjimas nėra susitarimas.
Sutark ne tik rezultatą, bet ir kelią
Klientui turi būti aišku, ką darysite pirmiausia, kada jis pamatys darbą ir kada reikės jo sprendimo. Pasidalink etapais, jų rezultatais ir abiejų pusių atsakomybėmis.
Po pokalbio nusiųsk trumpą santrauką raštu ir paprašyk patvirtinti, ar vienodai suprantate užduotį. Svarbiems teisiniams įsipareigojimams reikalingi atitinkami dokumentai; proceso santrauka jų nepakeičia.
Grįžtamąjį ryšį padaryk konkrečiu
„Nepatinka“ nėra aiškus darbo nurodymas. Paprašyk susieti pastabą su projekto tikslu, auditorija ar konkrečia vieta. Pristatydamas darbą paaiškink sprendimo logiką ir užduok klausimus, į kuriuos šiuo etapu reikia atsakyti.
„Šiame etape vertiname [konkretus dalykas]. Prašau surinkti komandos pastabas vienoje vietoje ir pateikti bendrą sprendimą iki [data]. Jei siūlote pokytį, parašykite, kokią problemą juo sprendžiame.“
Taip sumažėja prieštaringų žinučių ir situacijų, kai naujas sprendimų priėmėjas atsiranda tik darbo pabaigoje.
Atskirk korekciją nuo papildomos užduoties
Korekcija gali tikslinti sutartą sprendimą. Naujas puslapis, funkcija, auditorija ar kryptis gali keisti apimtį. Šį skirtumą aptark prieš pradedant, o ne tik tada, kai kilo ginčas.
Papildomos užduoties neatlik tyliai tikėdamasis, kad klientas vėliau sutiks sumokėti. Įvardyk, kas pasikeitė, pasiūlyk apimtį, kainą ir terminą, sulauk suderinimo.
„Ši dalis neįeina į sutartą apimtį. Galiu ją įvertinti atskirai. Prieš pradedant suderinkime papildomą darbą ir jo poveikį terminui.“
Nustatyk bendravimo kanalą ir laiką
Jei projekto klausimai keliauja per kelis kanalus, sprendimai gali pasimesti. Sutark, kur laikomos užduotys, kur pateikiamas grįžtamasis ryšys ir kada paprastai atsakai.
Nereikia žadėti pasiekiamumo visą parą. Svarbiau pasakyti savo realias ribas ir jų laikytis. Skubos situacijoms galima susitarti atskirai, tačiau jų sąlygos neturi likti numanomos.
Apie vėlavimą pranešk prieš jam tampant staigmena
Jei vėluoja tavo darbas, paaiškink situaciją, jos poveikį ir pasiūlyk realų atnaujintą planą. Jei vėluoja kliento medžiaga ar sprendimai, primink jų ryšį su kitais etapais.
„Kad galėčiau tęsti [etapas], reikia [medžiaga / sprendimas]. Jei ją gausiu po [data], reikės atnaujinti likusių etapų planą. Aptarkime naują realistišką terminą.“
Konkreti informacija ir kitas žingsnis naudingesni nei kaltinimas. Jei bendradarbiavimas nuolat nesuderinamas su tavo ribomis, įsivertink, ar jį verta tęsti, laikantis sutartų įsipareigojimų.
Užbaik projektą taip pat aiškiai, kaip jį pradėjai
Apibendrink, ką perdavei, kur yra failai ar dokumentacija ir kas numatyta toliau. Paprašyk grįžtamojo ryšio apie procesą. Darbo viešinimą portfolio ar atsiliepimo naudojimą aptark atskirai, nepriskirk sau leidimo automatiškai.
Po projekto užsirašyk: kas veikė, kur buvo neaiškus susitarimas ir ką pakeisi savo proceso pradžioje. Sistema gerėja tada, kai pamoką paverčiame konkrečiu veiksmu.
- Pasirink vieną dažniausiai pasikartojančią kliento situaciją.
- Parašyk, kokio susitarimo joje trūksta.
- Įtrauk tą klausimą į projekto pradžios sąrašą.
- Paruošk aiškią, ramią žinutę kitam kartui.